Qualitätsmanagement gilt als wichtiges Instrument der erfolgreichen Unternehmensführung. Dennoch wird es in vielen Betrieben sehr stiefmütterlich behandelt. Führungskräfte sehen oft ein Missverhältnis zwischen Aufwand und erwartetem Nutzen – zu Unrecht.
Steigerung der Effizienz und Qualität
Dabei kann ein verlässliches System zur Qualitätssicherung die Effizienz des Unternehmens stark erhöhen. Einzelne Prozesse werden transparenter, Schwachstellen werden aufgedeckt und können beseitigt werden. Dadurch können Geschäftsabläufe standardisiert werden. Eine Erleichterung des Arbeitsalltags ist die Folge. Die Mitarbeitermotivation wird angekurbelt – genauso wie die Zufriedenheit Ihrer Kunden.
In Fertigungsbetrieben kann so auch die Qualität Ihrer Produkte verbessert werden. Durch die Optimierung der Produktionskette können Herstellungskosten gespart werden. Diese lassen sich wiederum in hochwertigere Rohstoffe umwandeln oder können an den Kunden weiter gegeben werden.
Die Unternehmensqualität auf dem Prüfstand
Um das Qualitätsmanagement aufzubauen, ist etwas Vorarbeit nötig. Bestimmen Sie eine Führungskraft, die sich in den folgenden Monaten ganz dieser Aufgabe widmet. Wie diese konkret aussieht, hängt von der Betriebsgröße und Ihrer Branche ab. Definieren Sie klare Ziele und stecken Sie gemeinsam ab, was Qualitätssicherung für Sie bedeutet. Behalten Sie dabei immer Kunden und Geschäftspartner mit im Blick.
Sprechen Sie anschließend mit den Angestellten. Haben Sie ein offenes Ohr für Beschwerden, ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter aber auch, positive Abläufe zu schildern. Lassen Sie sich dabei detailliert erklären, wie ein bestimmtes Verfahren abläuft. Gerade im Dienstleistungsbereich sind oft mehrere Kollegen an einem Prozess beteiligt. Dabei ist die Gefahr groß, dass es zu Unstimmigkeiten in der Aufgabenverteilung kommt.
Arbeitsprozesse ansprechend zu gestalten erhöht die Qualität
Hier können Sie mit Hilfe eines Workflows Abhilfe schaffen. In einem Dokument sollen dabei alle Prozessschritte festgehalten werden. Klären Sie als nächstes die Zuständigkeit, damit in Zukunft effizienter gearbeitet werden kann. Auch die Arbeitszeit, die für jeden Arbeitsschritt benötigt wird, sollte festgehalten werden. Da die meisten Menschen visuelle Typen sind, sollten Sie mit Farbcodes arbeiten. Teilen Sie zum Beispiel Ihren Mitarbeitern eine Farbe zu, sodass Sie sich rasch in einem Dokument wiederfinden. Das erleichtert auch neuen Angestellten die Orientierung.
Stellen Sie diese Dokumente für alle betreffenden Angestellten in einer Cloud oder dem Intranet zur Verfügung. Vermeiden Sie dabei missverständliche Dokumentennamen, damit Ihre Mitarbeiter sofort den gewünschten Workflow finden. Auch eine klare Ordnerstruktur sorgt für Übersichtlichkeit und Zeitersparnis.
Sie werden bald feststellen, dass sich diese Arbeitsweise auch positiv auf die Qualität des Kundengesprächs auswirkt. Ihre Angestellten können sofort den richtigen Kollegen für das Kundenanliegen feststellen. Das sorgt für kürzere Wartezeiten und Kundenzufriedenheit. Außerdem strahlt die Kompetenz Ihrer Angestellten ein positives Außenbild aus.
Qualitätsmanagement – Ein Erfolg auf ganzer Linie
Sie werden rasch feststellen: Die Maßnahmen zum Aufbau der Qualitätssicherung sind zunächst aufwendig, versprechen aber raschen und dauerhaften Erfolg. Eindeutige Definitionen von Geschäftsprozessen sorgen für Klarheit und Sicherheit beim Mitarbeiter. Außerdem steigt die Kundenzufriedenheit.