Durch die zunehmende Digitalisierung setzen immer mehr Unternehmen auf soziale Medien. Doch nicht nur für die Außenwerbung, auch für interne Abläufe sind Messenger, Wikis und Clouds ein wichtiges Tool.
Studium 4.0 – Digitale Lösungen für Studienprobleme
Die meisten von uns kennen das Problem noch aus der Studienzeit: Man hat ein Gruppenprojekt zu erledigen, doch aufgrund der unterschiedlichen Stundenpläne und Arbeitszeiten in Nebenjobs ist ein regelmäßiges Treffen schwierig. Im digitalen Zeitalter setzen immer mehr Studiengruppen auf eine Cloud. Dort werden die Zuarbeiten der einzelnen Gruppenmitglieder gesammelt oder direkt in das Dokument für die Präsentation eingefügt. Auch Arbeitsmaterialien können so schnell und unkompliziert geteilt werden.
Social collaboration hält vielversprechende Lösungen parat
Auch im Büro der Zukunft gewinnt diese Art der Zusammenarbeit, die sogenannte „social collaboration“, immer mehr an Bedeutung. Nicht nur virtuelle Teams, die über den Globus miteinander vernetzt sind, können sich über verschiedenartige Cloud-Systeme austauschen. Wenn die Arbeitsschritte des Kollegen zum Beispiel in einem Wiki für die anderen nachvollziehbar sind, kann nicht nur an unterschiedlichen Orten, sondern auch zu verschiedenen Arbeitszeiten gemeinsam das Projekt bearbeitet werden.
In Zeiten vielfältiger Arbeitszeitmodelle wird das immer wichtiger. Doch auch im Krankheitsfall kann schnell die Lücke gefüllt werden, denn alle Mitarbeiter des Teams sind auf demselben Stand und können sich gegenseitig vertreten.
Messenger und Wiki als innovative Kommunikationsmittel
Dazu ist auch die Benutzung von Messenger-Diensten hilfreich. Durch die Chatprotokolle verfügen alle Mitarbeiter über dieselben Informationen. Mit Hilfe der Suchfunktion kann außerdem die notwendige Nachricht gefiltert werden, ohne unzählige E-Mails zu durchforsten. Ein weiterer Pluspunkt: Im Gruppenchat findet spontan ein reger Austausch statt. Fragen werden schnell und unkompliziert beantwortet. Durch verschiedene Lösungsansätze regen sich die Kollegen untereinander an.
Diese Vorteile lassen sich auch auf die Benutzung eines Wikis übertragen. Dort können an einer Stelle viele Informationen gesammelt werden. Die Handhabung erfordert jedoch ein wenig Übung, bis sie reibungslos läuft. Für ein kurzfristiges Projekt sollte daher genau bedacht werden, ob sie die Einrichtung eines Wikis und die entsprechende Mitarbeiterschulung wirklich lohnt.
Arbeiten mit sozialen Medien – ohne feste Regeln läuft nichts
Bei all seinen positiven Eigenschaften erfordert social collaboration aber auch ein paar Spielregeln, damit ihre Hilfsmittel effektiv genutzt werden können. So ist eine klare Richtlinie nötig. Definieren Sie genau, was erlaubt ist, und was nicht. Soziale Medien führen oft in Versuchung, auch private oder zumindest nicht für die derzeitige Arbeit relevante Inhalte zu teilen. Briefen Sie Ihre Mitarbeiter auch, sich gegenseitig zur Disziplin zu mahnen, damit der Gruppenchat oder die Cloud nicht mit unnützen Informationen verstopft.
Nicht zuletzt führt die Verwendung sozialer Medien zu einem Abflachen von Hierarchien. Per Messenger kommuniziert man ungezwungener, als in einer förmlichen E-Mail. Vor allem, wenn Sie dieses Kommunikationsmittel auch wählen, um mit Geschäftspartnern oder Kunden zu kommunizieren, sollten Sie sich nicht zu einem plauderhaften Ton hinreißen lassen. Die Grenzen sind hier oft fließend, trotzdem sollte der branchenübliche Duktus nicht völlig ausgehebelt werden.