Auszubildende sind eine Bereicherung und eine lohnende Investition in die Zukunft der Firma. Umso wichtiger ist daher eine qualitativ hohe Ausbildung junger Fachkräfte in Büroberufen.
Digitaler Wandel
Berufsbilder unterliegen einem ständigen Wandel. Durch die Digitalisierung verändern sich nicht nur laufend die Anforderungen an Fachkräfte und machen Weiterbildungen nötig. Auch die Ausbildungsberufe werden immer wieder neu strukturiert und umorganisiert. Gab es erst jahrelang die klassischen Bürokaufleute, wurde dieser Beruf später gesplittet: Bürokauffrauen und -männer waren vor allem für die buchhalterischen Tätigkeiten im Betrieb zuständig, während der neu geschaffene Beruf der Kaufleute für Bürokommunikation sich überwiegend mit Sekretariatsaufgaben befasste. Beiden gemein war die Beschäftigung mit dem Personalwesen. Im Jahr 2014 wurden beide Berufsbilder wieder zusammengeführt. Fortan werden junge Menschen zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Büromanagement ausgebildet.
Ausbildungsinhalte Kaufleute für Büromanagement
Doch was machen Kaufleute in einem Büro den ganzen Tag? Die Berufsbezeichnung ist ein kleines bisschen irreführend, denn mit dem Verkauf von Waren haben sie nichts zu tun. Das eigentliche Tätigkeitsfeld hängt von der Art des Ausbildungsbetriebs ab und in welcher Position der Lehrling nach dem erfolgreichen Abschluss arbeiten wird. Während der dreijährigen Ausbildung durchlaufen die angehenden Kaufleute aber auf alle Fälle die Stationen Sekretariat und Buchhaltung.
Die Buchhaltung bildet das Herzstück eines jeden Betriebs. Hier lernt der Auszubildende, wie Rechnungen und Buchungskonten aufgebaut sind. Im Laufe der Ausbildung wird er später selbst Rechnungen schreiben und Außenstände einmahnen. Auch die Geschäftskonten müssen im Blick behalten werden, was meistens in den Aufgabenbereich des Controllings fällt. Will der Betrieb den ausgelernten Facharbeiter anschließend im Rechnungswesen einsetzen, ist es sinnvoll, wenn auch der Ausbilder Buchhalter oder Controller ist.
Soll der Azubi dagegen später Assistentin oder Assistent der Geschäftsleitung werden, fokussieren sich die Ausbildungsinhalte am besten auf das Sekretariat. Dazu gehört neben der Kommunikation per Post, E-Mail und am Telefon auch die Betreuung von Geschäftskunden und Besuchern. Hier lernt der Auszubildende, wie ein Meetingraum aufgebaut und gestaltet wird. Bei Konferenzen und Gesprächen nimmt er als Protokollant teil. Auch die Organisation von Geschäftsreisen oder des Materiallagers kann dem Lehrling schon früh übertragen werden. Nicht zuletzt gehört die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post zu wichtigen Routineaufgaben.
Im Personalwesen lernen Azubis viel über die anderen Kollegen und Vorgesetzte. Loyalität und Diskretion müssen ihm von Anfang an vorgelebt werden. Denn hier haben die angehenden Kaufleute Zugriff auf alle Personalmappen und Bewerbungen. Am Anfang ihrer Ausbildungszeit werden sie mit organisatorischen Aufgaben betreut werden, wie der Ablage von Krankenscheinen und Zwischenzeugnissen oder dem Aussortieren von Akten ins Archiv. Später übernehmen sie verantwortungsvollere Aufgaben wie das Errechnen von Urlaubsansprüchen oder Mutterschutzfristen, das Vorsortieren eingehender Bewerbungen und schließlich auch das Verfassen von Absageschreiben. Nicht zuletzt organisieren Kaufleute für Büromanagement betriebsärztliche Untersuchungen und kümmern sich auch um gesundheitliche Belange der Angestellten.
Duale Ausbildung – Betrieb und Berufsschule
Parallel zur praktischen Ausbildung im Betrieb besuchen die Lehrlinge eine Berufsschule. Dort werden neben Grundlagenfächern wie Deutsch, Englisch oder Sozialkunde auch fachspezifische Inhalte im Rechnungswesen, der Wirtschaftslehre und der EDV vermittelt. Dabei findet der Unterricht entweder in zwei- bis dreiwöchigen Blöcken oder an 2 Tagen pro Woche statt. Diese Zeiten gibt die Berufsschule vor.
Auszubildende können nur in der Schulferienzeit Urlaub nehmen. Versäumt der Azubi wegen einer längeren Krankheit zu viele Schultage, muss er in Absprache mit dem Betrieb das Schuljahr wiederholen. Für Prüfungen und den Berufsschulunterricht muss der Azubi vom Ausbildungsbetrieb freigestellt werden.
Um die Aufnahme des Lehrlings an der Schule kümmert sich der Ausbilder. Dieser erhält von der zuständigen IHK oder HWK eine Übersicht mit Berufsschulen in der Umgebung, die den entsprechenden Unterricht anbieten. Die Wahl der Schule sollte der Azubi abhängig von seinem Wohnort sowie der Erreichbarkeit wählen. Viele Schulen bieten für Lehrlinge von außerhalb auch Wohnheime an, sodass Fahrtkosten reduziert werden können.
Ansprechpartner Ausbilder
Um einen jungen Menschen auszubilden, braucht es in der Firma einen Ausbilder. Diese werden wiederum durch die Industrie- und Handelskammern geschult. Die Zulassung ist nicht eingeschränkt: Es kann jeder Ausbilder werden, der die Prüfung nach der Ausbilder-Eignungsverordnung besteht. Diese setzt sich aus einem theoretischen sowie einem praktischen Teil zusammen. Im schriftlichen Teil müssen die zukünftigen Ausbilder fallbezogene Fragen aus vier Handlungsfeldern bearbeiten. Diese sind:
- Prüfung der Ausbildungsvoraussetzungen und Ausbildung planen
- Ausbildung vorbereiten und bei der Einstellung von Auszubildenden mitwirken
- Ausbildung durchführen
- Ausbildung abschließen
Über die jeweiligen Kosten der Ausbildung von Lehrlingen und Ausbildern informiert die für Sie zuständige IHK. Sie ist auch Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Ausbildung.
Auszubildende im Büro der Zukunft
Wie jüngste Untersuchungen gezeigt haben, weist die digitale Bildung in der Berufsausbildung noch große Defizite auf. Betriebe und Berufsschulen sollten diesen Aspekt aber nicht aus den Augen verlieren. Wie die Studie „Monitor Digitale Bildung in Deutschland“ gezeigt hat, zeigen nämlich vor allem die Schulabgänger mit einem Haupt- oder Realschulabschluss eine besondere Affinität für digitale Medien. Da die Ausbildung zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Büromanagement einen der beiden Abschlüsse erfordert, können besonders diese Lehrlinge von digital vermittelten Ausbildungsinhalten profitieren. Das setzt voraus, dass die Firmen gemeinsam mit den Schulen in Zukunft mehr auf Digitalisierung und die Nutzung Neuer Medien setzen. Denkbar wäre zum Beispiel, dass der Lehrling durch die Bereitstellung eines Tablets Daten zwischen dem Ausbildungsbetrieb und der Berufsschule unkomplizierter austauschen kann. Auch die Kommunikation zwischen Lehrern und dem zuständigen Ausbilder wird durch die Nutzung interaktiver Inhalte vereinfacht.