Der Schreibtisch füllt sich, die To-Do-Liste wird länger und es fällt immer schwerer, Prioritäten zu setzen. Die Deadline ist nahe und Panik bricht aus.
In diesem Moment ist es wichtig, Ruhe zu bewahren und sich zu strukturieren. Können Aufgaben kurzfristig verteilt oder sogar vollständig abgegeben werden? Können Aufgaben nach dem Pareto Prinzip behandelt werden? Ist ein Teil abgegeben oder Sie haben Unterstützung erhalten, können Sie sich auf die Aufgabe konzentrieren, die am Dringlichsten ansteht.
Auch wenn dies im Notfall immer irgendwie im Kleinen funktioniert, sollte es gar nicht erst zu solchen Situationen kommen. Mit einem guten Projektmanagement, realistischen Zielen und einer guten Einschätzung der eigenen Arbeitskraft als auch die des Teams, gelingt es Projektvorgaben einzuhalten. Natürlich können immer noch unvorhersehbare Ereignisse geschehen, aber auch auf diese können Sie vorbeugend reagieren.
Abgabetermine gegen Zeitverschwendung
Deadlines sind ein gutes Mittel eine zeitliche Vorgabe zu treffen. Liegt zu viel Zeit zwischen dem Start der Aufgabe und des Endtermins, nehmen wir uns auch diese Zeit und beginnen selten vorher mit der Arbeit. Darunter fallen auch die Menschen, die nur unter Druck arbeiten können und den Kick des Stresses brauchen. Andere haben Angst zu versagen und verschieben daher gern Dinge vor sich hin. Wieder anderen helfen Deadlines, Prioritäten zu setzen.
Egal ob als Projektmanager für sein Team oder für sich selbst, stellen Sie klar, warum diese Deadline wichtig ist und zeigen Sie mögliche Konsequenzen für das weitere Projekt auf, ohne dabei zusätzlichen Druck zu erzeugen.
Durch Abgabetermine werden Zwischenziele erreicht. Ein erreichtes Ziel sorgt für gute Stimmung im Team, vor allem aber bei sich selbst und spornt zu neuen Taten an. Ein weiterer positiver Effekt ist, dass Probleme aufgedeckt werden. Vor unangenehmen Momenten versuchen wir uns so lange es geht zu drücken, durch einen Abgabetermin müssen die Fakten auf den Tisch.
Richtige Planung und Einschätzung der Ressourcen
Wer vorher gut plant, hat schon das halbe Projekt geschafft. Dies gilt nicht nur für große Projekte, sondern auch im Kleinen. Der Weg zum Ziel sind realistische und messbare (Zwischen) ziele und umsetzbare Arbeitspakete. Das bedeutet, dass mehrere kleine Deadlines insgesamt zu einem stressfreien positiven Ergebnis führen. Auch wer seine eigene Leistung und die zur Verfügung stehenden Ressourcen einschätzen kann, wird keinen Stress beim Abgabetermin haben.
Um die richtigen Ziele zu setzen, kann die SMART Regel angewendet werden. Dabei werden Haupt- und Teilziele klar definiert und messbar niedergeschrieben. Zudem werden Aussagen getroffen, ob das Ziel realistisch und akzeptiert ist. Zum Schluss werden zeitliche Vorgaben festgelegt.
Auch ein gut durchdachtes Risikomanagement hilft, Abgabetermine einzuhalten oder zumindest die Verzögerung so gering wie möglich zu halten. Definieren Sie von Anfang an für die Hauptrisiken Maßnahmen. Sollte ein Risiko eintreten, müssen Sie nicht erst lang überlegen, sondern sind mit einem Maßnahmenplan vorbereitet.
Mit am wichtigsten ist allerdings die Einschätzung der Arbeitskraft und der Ressourcen. Was kann mein Team bzw. ich leisten, wo liegen die Kompetenzen und welche Ressourcen habe ich zur Verfügung. Danach richten sich die Ziele und Zeitvorgaben aus. Wer sich andauernd verschätzt, wird selten ein Projekt zum definierten Endtermin fertigstellen. Wer hingegen die Ressourcen richtig bewertet und Puffer für Risiken einplant, wird nicht nur für sich selbst Erfolge verzeichnen können, sondern auch zufriedene Kunden haben. Denn mit ausreichend Zeit bleibt auch die Qualität nicht auf der Strecke.