Wer gelernt hat, richtig zu delegieren, spart Zeit und Nerven. Vielen fällt dies jedoch schwer, weil sie einen Kontrollverlust fürchten. Vom richtigen Delegieren können aber alle Beteiligten profitieren.
Wer immer alles alleine schaffen möchte, muss sich nicht wundern, wenn der Schreibtisch irgendwann unter einer Papierflut versinkt oder er sich völlig ausgebrannt fühlt. Doch wer unwichtige oder einfache Arbeitsaufträge an andere weitergibt, kann effizienter arbeiten und sich aufs Wesentliche oder schwierige Arbeitsaufträge konzentrieren.
Delegieren nach dem Eisenhower-Prinzip
Der ehemalige US-Präsident Eisenhower ist Namensgeber dieses bekannten Prinzips des Zeitmanagements. Er unterteilte Aufgaben zunächst in zwei Kategorien: Relevanz und Dringlichkeit. Er fragte sich mit diesen zwei Kategorien, ob Sachen wichtig oder unwichtig sind und ob sie schnell erledigt werden müssen oder nicht.
| Relevanz | Relevanz | |
| Dringlichkeit | wichtig + eilig | unwichtig + eilig |
| Dringlichkeit | wichtig + nicht eilig | unwichtig + nicht eilig |
Hieraus ergeben sich vier Handlungsmöglichkeiten:
Wichtig und eilig: erledigen. Aufgaben, die Sie dieser Kategorie zugeordnet sind, müssen SOFORT erledigt werden.
Wichtig und nicht eilig: terminieren. Diese Aufgaben können in Ihren Kalender eingetragen werden und zu gegebener Zeit erledigt werden.
Unwichtig und eilig: delegieren. Hier können Sie Verantwortung an andere übergeben, um sich selbst zu entlasten.
Unwichtig und nicht eilig: ablegen. Die unwichtigen und nicht eiligen Aufgaben erledigen Sie irgendwann, wenn Sie Zeit dafür haben.
Wer sich alle Aufgaben nach diesem Schema einteilt, wird schnell herausfinden, was gut delegiert werden kann und spart so jede Menge Zeit.
Wie delegieren?
Durch Delegieren spart man nur dann Zeit, wenn man die Aufgaben an die richtige Person weitergibt. Entlastet wird man nämlich nur dann, wenn die Aufgabe in guten Händen ist und nicht durch fehlende Expertise mehr Arbeit entsteht oder man sich nicht auf die Erfüllung der Aufgabe verlassen kann. Die Aufgabe sollte gut abgegrenzt sein, damit die betraute Person ganz konkret weiß, was zu tun ist. Auch eine Zeitvorgabe zur Erledigung kann nicht schaden. Sobald Sie jemanden mit der Aufgabe betraut haben, sollten Sie sie aus Ihrem Kopf verbannen, damit Sie Freiraum für die wichtigen Aufgaben haben. Wer das Gefühl hat, seine Mitarbeiter ständig kontrollieren zu müssen, schafft sich mit dem Delegieren nicht wirklich Arbeit vom Hals, sondern es kostet weiterhin Zeit.