Im Beruf, beim Studium oder im Privaten ist das Zeitmanagement wichtig. Der Tag hat nur 24 Stunden und die müssen gut verteilt werden. Das Pareto-Prinzip hilft dabei, Prioritäten zu setzen.
Das Pareto-Prinzip besagt, dass für 80 Prozent der Aufgaben nur 20 Prozent Aufwand benötigt werden. Die restlichen 20 Prozent der Aufgaben sind Kleinigkeiten und stellen das i-Tüpfelchen dar. Für diese 20 Prozent werden allerdings 80 Prozent der Zeit benötigt. Daher wird das Pareto-Prinzip auch als 80/20-Regel bezeichnet.
Aufgaben mit einer Qualität von 80 Prozent zu erledigen, genügt meist vollkommen. Voraussetzung ist eine gewissenhafte, konzentrierte und gründliche Erledigung. Zum Beispiel muss eine E-Mail nicht perfekt ausformuliert sein. Wichtig ist, dass Rechtschreibung und Grammatik beachtet werden und das Wichtigste auf den Punkt gebracht ist.
Bei einigen Aufgaben ist es wichtig, 100 Prozent zu erledigen. Seien Sie sich dabei allerdings bewusst, dass der Großteil der Aufgabe schnell erledigt ist und die restlichen 20 Prozent sehr viel Zeit in Anspruch nehmen werden.
Das Pareto-Prinzip in der Umsetzung
Das Pareto-Prinzip kann dabei helfen, Prioritäten setzen zu lernen und die verfügbare Zeit sinnvoll einzuteilen. Werden Sie sich bewusst, wie viel Aufwand eine Aufgabe benötigt. Konzentrieren Sie sich zunächst nur auf die wichtigen Aufgaben, die 20 Prozent des Aufwandes beanspruchen. Damit schaffen Sie einen Großteil der Aufgaben in wenig Zeit. Wenn eine Aufgabe fast abgeschlossen ist und schon die nächste wartet, dann beginnen Sie mit dieser. Denn Perfektionismus benötigt Zeit und diese ist, wie in diesem Fall, nicht immer vorhanden. Ebenfalls wird Perfektionismus selten wertgeschätzt. Können Sie einmal eine Aufgabe nicht erledigen, legen Sie diese zunächst beiseite oder delegieren diese ab. Wenn möglich streichen Sie diese ganz von Ihrer To-Do-Liste.
Das Pareto-Prinzip dient dem Bewusstmachen
Die 80/20-Regel ist kein Allheilmittel, sondern dient der Orientierung und soll das Bewusstsein auf die wichtigsten Dinge schärfen. Nicht bei jeder Aufgabe können nur 80 Prozent gegeben werden. Finden Sie daher Ihren eigenen Weg, Ihre Aufgaben nach Prioritäten zu clustern. Wichtig ist, dass alle Aufgaben auf dem Schreibtisch erledigt werden. Daher ist es besser, alles zu 80 Prozent zu erledigen, als perfektionistisch zu sein und andere Aufgaben nicht zu schaffen.