Niemand weiß, worum es geht und die Kollegen kommen zu spät? Das kann ein Meeting zur Hölle machen. Viele Fehler lassen sich jedoch vermeiden.
Fehler 1: Wo soll es hingehen?
Mitarbeiter hören nur dann zu, wenn sie wissen, worum es geht und welchen Teil sie beitragen sollen. Vor einem Meeting sollten also genau diese Punkte geklärt werden.
Fehler 2: Es steht zu viel auf der Agenda.
Für den Erfolg eines Meetings ist die Agenda wichtig. Sollen Informationen weitergegeben werden, soll eine Diskussion stattfinden, oder geht es um eine Entscheidung? Das sollte ebenfalls im Voraus geklärt werden. Das Treffen sollte jedoch nicht überfrachtet sein.
Fehler 3: Teilnehmer sind nicht vorbereitet.
Neben der eigenen Vorbereitung spielt natürlich auch die Vorbereitung der Mitarbeiter eine Rolle. Kommen die Kollegen unvorbereitet, wird das Meeting zäh und unfruchtbar. Ein solches Meeting sollte sofort abgebrochen werden. Damit es nicht soweit kommt, können beispielsweise Memos eine halbe Stunde vor dem Meeting gemeinsam gelesen werden.
Fehler 4: Unpünktlichkeit und Überziehen
Die beste Vorbereitung nützt nichts, wenn jemand zu spät kommt. Hier hilft es, die Konferenzräume kurz nach Beginn des Meetings abzuschließen.
Damit sich das Treffen auf der anderen Seite nicht in die Länge zieht, können unter Umständen auch die Stühle weggelassen werden. So arbeiten alle Teilnehmer fokussiert.
Fehler 5: langweilige Präsentation
Niemand kann sich alle Folien einer ewig langen Power-Point-Präsentation merken. Es gilt also, auf den Punkt zu kommen und auf langweilige Präsentationen zu verzichten.
Fehler 6: Frontalmeeting – der Chef redet und der Rest schweigt.
Der Chef ist kein Lehrer aus dem 19. Jahrhundert. Einzelne Teile des Meetings können von anderen Mitarbeitern geleitet werden. Außerdem können Arbeitsgruppen gebildet werden, sodass diesem Problem vorgebeugt wird.
Fehler 7: Niemand hört zu.
Wer mit seinen Nachbarn tuschelt oder am Smartphone spielt, stört seine Kollegen und wirft ein schlechtes Licht auf sich selbst. Also lieber drauf verzichten.
Fehler 8: Ergebnisse werden nicht umgesetzt.
Auf Dauer ist das der größte Fehler, denn Arbeit für die Tonne ist sehr demotivierend. Die Ergebnisse sollten also festgehalten und umgesetzt werden.