Das papierlose Büro wird schon seit vielen Jahren heraufbeschworen, und trotzdem wird Papier immer noch überall genutzt. Daher stellt sich natürlich die Frage: Ist ein papierloses Büro überhaupt möglich?
Papiermenge steigt trotz Digitalisierung
Heinrich von Pierer, ehemaliger Vorstandsvorsitzender der Siemes AG sagte einst: „Ein papierloses Büro wird es genauso wenig geben, wie ein papierloses Klo!“ Und die Zahlen scheinen, ihm auf den ersten Blick Recht zu geben. Im Schnitt verbraucht jeder Deutsche circa. 244 Kilogramm Papier pro Jahr. Damit liegen die Deutschen weltweit an der Spitze. Mit der Digitalisierung ist der Papierverbrauch aber nicht gesunken, sondern sogar gestiegen. So lag das Niveau 1985 nur bei 177 Kilogramm.
Vorbild in den Niederlanden
Dass es auch anders geht, zeigt das niederländische Unternehmen Decos. Hier wird fast komplett auf Papier verzichtet, sogar auf den Toiletten. Gespült wird hier, wie es beispielsweise in Japan üblich ist, mit Wasser. Von dem Verzicht auf Papier gibt es nur zwei Ausnahmen: die Steuererklärung wird in Papierform an das Finanzamt geschickt und Papiertaschentücher können weiter genutzt werden. Ansonsten gibt es im ganzen Gebäude kein Papier und keine Stifte mehr. Während einer Besprechung machen sich die Mitarbeiter Notizen auf dem Smartphone und dem Tablet. Banken und Rentenversicherungen wurden so gewählt, dass diese einen komplett digitalen Service anbieten. Auch die Lieferanten und Geschäftspartner werden entsprechend ausgewählt. Wer dennoch auf dem Postweg Briefe und Rechnungen verschickt, wird gebeten, das digital zu verschicken. Die Daten werden in einer Cloud auf Servern gespeichert. So können die Mitarbeiter auch von Zuhause oder unterwegs arbeiten.
Vor- und Nachteile des papierlosen Büros
Daneben hat ein papierloses Büro noch weitere Vorteile. Mit einer elektronischen Speicherung können Ressourcen gespart werden. Denn hier werden die Daten auf einem Computer gespeichert und der läuft meistens in jedem Büro. Bei der elektronischen Speicherung können die Daten sehr schnell und überall aufgerufen werden. Dafür genügen wenige Mausklicks. Bei der Speicherung in Papierform ist dafür eine mühselige Suche im Archiv notwendig, welches zusätzlich Platz benötigt. Beim papierlosen Büro sind die Daten auf engstem Raum komprimiert.
Allerdings bedeutet die Umstellung auch einen hohen Aufwand. Schließlich müssen Unterlagen gescannt, Mitarbeiter geschult und die Datenträger regelmäßig auf ihre Lebensdauer kontrolliert werden. Zudem ist die elektronische Speicherung auf Strom angewiesen. Bei einem Stromausfall ruht die Arbeit. Schlimmer ist es sogar, wenn es zu einem kompletten Datenverlust kommt. Wobei ein Brand beispielsweise auch die Papier-Unterlagen in einem Archiv zerstören kann.
Ist das papierlose Büro rechtssicher?
Eine wichtige Frage ist in diesem Zusammenhang die Rechtssicherheit eines papierlosen Büros. Sowohl aus handelsrechtlicher als auch aus steuerrechtlicher Sicht können die meisten Unterlagen elektronisch gespeichert werden. Ausnahmen sind beispielsweise die Eröffnungsbilanz und der Jahresabschluss eines Unternehmens. Diese müssen in Papierform archiviert werden. Für die Aufbewahrung in elektronischer Form gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für Papier. Auch vor Gericht können elektronische Dokumente als Beweise genutzt werden. Erst wenn sich die Streitparteien auf unterschiedliche Versionen eines Dokuments berufen, fragen die Richter nach den Originalen. Wichtige Dokumente sollten Sie daher weiter in Papierform aufbewahren. Dazu gehören beispielsweise wichtige Urkunden und Verträge, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile.
Papierloses Büro doch nur Utopie?
Im Ergebnis lässt sich festhalten, dass ein gänzlich papierloses Büro zurzeit nicht möglich ist. Denn einige Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfristen immer noch in Papierform aufbewahrt werden. Trotzdem ist ein weitestgehend papierloses Büro möglich.