Ihnen steht eine stressige Arbeitswoche bevor? Sie haben mehr Termine als Zeit und wissen nicht, wo sie anfangen sollen? Mit diesen Tipps und Tricks behalten Sie den Überblick.
Setzen Sie Prioritäten
Stress entsteht oft dadurch, dass man das Gefühl hat, sich abzustrampeln und am Ende eines langen Tages oft doch nicht so viel geschafft hat, wie man sich vorgenommen hat. Hier hilft es nur, ganz eindeutige Prioritäten zu setzen. Nehmen Sie sich jeden Morgen fünf Minuten Zeit und erstellen Sie eine Liste mit den anstehenden Aufgaben und Terminen. Die wichtigsten und größten Aufgaben sollten immer zuerst erledigt werden. Anderenfalls läuft man Gefahr, mit lauter kleinen Dingen Zeit zu vertrödeln und die wichtigen Dinge nicht zu schaffen.
Verabschieden Sie sich vom Multitasking
Viele brüsten sich mit ihren Fähigkeiten, mehrere Dinge gleichzeitig erledigen zu können. Fakt ist aber, dass sich das Gehirn nur auf eine Sache gleichzeitig konzentrieren kann. Wer gleichzeitig telefoniert und Mails checkt, gibt bei keiner der Aufgaben 100 Prozent. Am Ende hat man dem Gesprächspartner nicht richtig zugehört und muss nachhaken oder die Mail noch einmal lesen, weil einem doch ein Detail entgangen ist. Sich voll und ganz auf eine Sache zu konzentrieren spart Zeit.
Erledigen Sie kleine Dinge sofort
Gerade ins Büro gekommen und da lungert er schon, der Stapel an Briefen und Mails. Anstatt alles durchzuschauen und dann zur Seite zu legen, ist es effizienter, sich ganz bewusst Zeit dafür zu nehmen und möglichst sofort zu bearbeiten. Räumen Sie ganz bewusst ein- oder mehrmals am Tag Zeit für das Lesen der Post oder Mails ein. Bearbeiten Sie dann alle Dinge, die innerhalb von maximal fünf Minuten erledigt werden können, sofort. Denn wenn die Mails erst auf einer To do-Liste landen, braucht man viel mehr Zeit, weil man sie noch einmal lesen muss.
Tauchen Sie ab
Ein großer Zeitfresser in Büros sind die Kollegen und andere Ablenkungen. Spielen Sie einfach mal U-Boot, dann schaffen Sie viel mehr. Wenn man sich ungestörte Konzentrationsphasen schafft, in denen man in Ruhe arbeiten kann, schafft man viel mehr, als wenn man ständig gestört wird. Möglichkeiten sind z.B. das Telefon lautlos stellen, den automatischen Mailabruf pausieren oder einen Zettel an die Tür hängen „Bitte nicht stören“.
Machen Sie Pausen
Der Mensch kann sich nur für eine gewisse Zeitspanne konzentrieren. Regelmäßige Pausen sind wichtig, um den „Konzentrationsakku“ wieder aufzuladen. Dies kann auch der Gang zum Kopierer oder ein Plausch mit dem Kollegen sein. Optimal ist ein kleiner Spaziergang an der frischen Luft. Wie wäre es mal mit einem Kaffee vom Bäcker nebenan? So ein Raumwechsel hilft auch gut bei Schreibblockaden oder wenn einem keine Problemlösung einfällt.
Ziehen Sie Bilanz
Viele Arbeitsabläufe sind optimierbar. Nehmen Sie sich am Ende jedes Arbeitstages oder jeder Arbeitswoche kurz Zeit und ziehen Sie Bilanz. Was hat gut geklappt? Welche Arbeitsabläufe können verbessert werden? Welche Aufgaben können in Zukunft delegiert werden?